Scénario 65: Explication des écarts à la clôture et contrôle des dépenses

Pour qui et dans quelle situation

Hakan fait partie de l’équipe FP&A du holding situé à İstanbul. Chaque mois, il prépare une note de gestion sur les écarts entre le budget et le réalisé et compare des exemples de frais à la politique de dépenses.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Le tableau est filtré et les responsables sont interrogés sur les causes des écarts importants. Comme le PDF de la politique est ouvert séparément, le suivi des lignes auxquelles le contrôle est appliqué se fait manuellement.

Comment procéder avec l’IA

1. Il prépare le fichier avec des noms de colonnes explicites et un seul enregistrement par ligne ; cette organisation est recommandée pour Data Analysis [71].
2. Il joint le fichier XLSX ou CSV et le PDF de la politique approuvée via Add photos & files [79].
3. Il fait calculer l’écart en demandant d’afficher les colonnes et les dénominateurs utilisés ; il fait ajouter à chaque ligne la disposition de la politique, les éléments probants, les informations manquantes et une question de suivi.
4. Il examine le calcul à l’aide de la demande Show your analysis code, assumptions and outputs ; le responsable financier valide les explications et les enregistrements [71].

Exemple de prompt

Travaille sur {période} à partir de {fichier budget-réalisé} et de {politique de dépenses approuvée}. Pour chaque écart significatif, rédige une explication fondée uniquement sur les éléments probants du fichier, indique la disposition de la politique, les éléments probants manquants et une question de suivi. Ne suppose pas la cause ; si elle ne figure pas dans les données, indique « aucun élément probant ». Ne procède à aucune correction comptable et n’accorde aucune approbation de paiement.

Preuves et exemple réel

Aucun cas client publié n’a été trouvé pour ce contrôle de clôture et de conformité à la politique. Les sources sont les documents de Data Analysis relatifs à la synthèse de tableaux, aux calculs, à l’examen des valeurs aberrantes et à l’affichage du code et des hypothèses [71].

Points de vigilance

OpenAI recommande de vérifier le code d’analyse, les résultats et les hypothèses, et précise que les tableaux numérisés peuvent ne pas être fiables [71]. L’automatisation à fort impact des décisions financières sans examen humain est contraire à la politique d’OpenAI [123]. Pour les fichiers confidentiels (Gizli), utilisez l’espace de travail professionnel approuvé [80].

Sources de ce scénario

71. Data analysis with ChatGPT (help.openai.com)
79. Uploading files and audio to ChatGPT (help.openai.com)
80. Business data privacy security and compliance (openai.com)
123. OpenAI Usage policies effective October 29 2025 (openai.com)