Scénario 40: Convertir les lignes d’une facture PDF en tableau modifiable

Pour qui et dans quelle situation

Sibel, spécialiste du soutien aux opérations dans une agence de transport à Mersin, reporte les dates, descriptions des prestations, quantités et montants des factures de transport dans un tableau de suivi. Certaines factures sont des PDF textuels, d’autres des PDF numérisés.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Sibel copie les lignes du PDF textuel ; pour le fichier numérisé, elle saisit les montants à la main. Elle compare ensuite le total avec le PDF.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans Claude, elle vérifie l’option Code execution and file creation sous Settings > Capabilities. Les formats PDF et XLSX sont pris en charge ; cette fonctionnalité doit être activée pour charger un fichier XLSX. [72] [81]
2. Elle charge la facture avec Add files or photos, accessible depuis le bouton + en bas à gauche. [81]
3. Elle demande de créer un fichier Excel avec les colonnes numéro de facture, date, description, quantité, prix unitaire, montant et page source ; elle précise de laisser vides les champs illisibles. Anthropic présente un exemple de processus de création de fichiers Excel et de graphiques à partir d’un PDF. [72]
4. Elle compare le fichier .xlsx avec le PDF, recalcule les lignes et les totaux ; elle réserve les lignes visuellement complexes à une seconde vérification.

Exemple de prompt

Transfère les lignes {de la facture que j’ai chargée} dans un fichier Excel. Colonnes : numéro de facture, date, description de la prestation, quantité, prix unitaire, montant et page source. Ne devine pas les champs illisibles, laisse-les vides et ajoute une note de vérification. Affiche le total des lignes et le total de la facture dans une zone de contrôle distincte.

Preuves et exemple réel

Aucune étude de cas indépendante publiée n’a été trouvée pour ce scénario de transport. La page officielle d’Anthropic consacrée à la création de fichiers documente le processus de création de fichiers Excel et de graphiques à partir d’un PDF ; sa page consacrée au chargement documente la prise en charge des formats PDF et XLSX. [72] [81]

Points de vigilance

Claude traite le texte et les images des PDF de 100 pages ou moins, et uniquement le texte pour ceux de 101-1000 pages ; les images intégrées aux fichiers autres que les PDF ne sont pas lues. [81] Pour une facture numérisée, vérifiez chaque montant par rapport au document original et ne chargez pas de documents sensibles sur un compte non approuvé par votre organisation.

Sources de ce scénario

72. Create and edit files with Claude (support.claude.com)
81. Upload files to Claude (support.claude.com)