Scénario 34: Classer les réponses ouvertes à une enquête par thèmes

Pour qui et dans quelle situation

Ece, qui travaille au sein de l’équipe des services administratifs d’un hôpital privé à İstanbul, classe chaque semaine les réponses à la question « votre suggestion ou commentaire ». Les réponses peuvent aborder plusieurs sujets, comme la propreté, l’attente, l’orientation et la communication.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Ece lit les réponses une par une, attribue une étiquette thématique et copie des exemples de phrases dans le rapport. Elle peut nommer différemment un même commentaire d’une semaine à l’autre.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans Google Forms, elle ouvre l’onglet Responses et consulte le résumé automatique de la question à réponse libre. [77]
2. Elle active l’option See theme percentages. Gemini regroupe les thèmes ; le résultat s’affiche dans une nouvelle feuille Google Sheets avec un décompte par thème et un graphique en secteurs. [77]
3. Elle modifie les noms qui ne correspondent pas à la classification de l’établissement à l’aide de Modify themes, Add ou Delete category. [77]
4. Pour attribuer une étiquette à chaque ligne, elle saisit =AI() ou =Gemini() dans Sheets, ajoute la plage de réponses et sélectionne Generate and insert. AI function peut effectuer une catégorisation et une analyse des sentiments. [78]

Exemple de prompt

Attribue à la réponse {dans la cellule de commentaire} une seule des étiquettes thématiques suivantes : propreté, attente, orientation, communication, remerciement, autre. Si plusieurs sujets sont abordés, choisis le thème de la plainte principale et justifie brièvement ton choix. Si la réponse contient des données de santé personnelles, ne les reproduis pas.

Preuves et exemple réel

Aucune étude de cas indépendante publiée n’a été trouvée pour ce scénario d’administration hospitalière. Les pages officielles de Google documentent le résumé des réponses Forms, la génération de thèmes, l’affichage des pourcentages et la catégorisation avec Sheets AI function. [78] [77]

Points de vigilance

La génération de thèmes fonctionne de manière optimale avec 8-200 réponses ; au-delà de 200 réponses, l’option n’est pas disponible. Certaines fonctionnalités Actionable Insights sont en version bêta et dépendent de l’abonnement. [77] AI function n’accède pas à tous les fichiers Drive, génère du texte et doit être alimentée par la plage spécifiée. [78] Masquez les données personnelles conformément à la politique de l’établissement et vérifiez les étiquettes à l’aide d’exemples de réponses.

Sources de ce scénario

77. Summarize and analyze responses with Gemini in Google Forms (support.google.com)
78. Use the AI function in Google Sheets (support.google.com)