Section 3: Création de documents, de rapports, de présentations et de contenus visuels

Scénario 26: Synthèse décisionnelle à partir d’un long PDF technique

Niveau: Intermédiaire · Outils: Cartes de synthèse Gemini dans Google Drive ; référence à un fichier et Chat only avec Copilot dans Word ; forfaits et licences adaptés

Pour qui et dans quelle situation

Burak travaille au sein des opérations d’achat d’une entreprise de logistique. Chaque mois, il reçoit des manuels d’équipements et des descriptions de maintenance. Son objectif n’est pas de fournir une interprétation juridique, mais de dégager les points techniques à examiner lors de la réunion opérationnelle.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Burak parcourt le PDF, marque les pages importantes et rédige lui-même une courte note ainsi que les questions à poser à l’équipe de maintenance.

Comment procéder avec l’IA

  1. Ouvrez le PDF dans la version web de Drive. Si une carte de synthèse apparaît, lisez-la ; Drive peut afficher des cartes de synthèse pour les PDF. [52]
  2. Pour obtenir une liste détaillée de questions, ouvrez Copilot dans Word et indiquez le PDF avec Reference a file. Copilot dans Word permet de générer du contenu à partir de fichiers sources. [58]
  3. Dans Chat only, demandez les principales caractéristiques techniques, les exigences de maintenance, les questions en suspens et les informations absentes du texte, sous des rubriques distinctes. Ce mode répond sans modifier le document. [55]
  4. Comparez la réponse aux pages du PDF. Word ne cite pas toujours les sources pour le contenu situé plus loin dans un document long. [63]
  5. N’intégrez au document final que les éléments vérifiés et attribuez les questions en suspens à l’équipe de maintenance.

Exemple de prompt

Résume le fichier {nom du PDF} pour la réunion opérationnelle. Rubriques : objectif, caractéristiques techniques critiques, exigences de maintenance, restrictions d’utilisation et questions de confirmation. Pour chaque point, essaie d’indiquer la page du PDF. Ne fais pas de suppositions sur les informations absentes du texte.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’entreprise publié n’a été trouvé. Cette démarche s’appuie sur la carte de synthèse des PDF de Drive ainsi que sur les fonctionnalités de Copilot dans Word permettant de générer du contenu à partir d’un fichier source et de comprendre un document long. [52] [55] [58]

Points de vigilance

La synthèse ne constitue ni une validation technique ni une instruction de maintenance. N’oubliez pas que les références aux sources peuvent ne pas figurer dans chaque section. Si le PDF contient des données personnelles ou des informations sur des clients, respectez la politique de votre organisation en matière d’accès et de traitement des données. [55] [63]

Sources de ce scénario

  1. Get updates and summaries on your files with Gemini in Drive (support.google.com)
  2. Welcome to Copilot in Word (support.microsoft.com)
  3. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)
  4. Create a summary of your document with Copilot in Word (support.microsoft.com)