Scénario 25: Procédure opératoire standard à partir d’un modèle

Pour qui et dans quelle situation

Özge est coordinatrice qualité dans un site de production. Lors de la mise en service d’un nouvel équipement, elle prépare un brouillon destiné aux opérateurs à partir du modèle SOP approuvé. Les notes de l’équipe technique, les instructions de maintenance et l’ancienne procédure présentent des niveaux de détail différents.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Özge copie l’ancienne SOP, modifie le nom de l’équipement, organise les notes techniques et fait confirmer par l’équipe les responsabilités manquantes.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans un fichier Docs vierge, sélectionnez le modèle SOP approuvé dans Drive avec Match doc format. Cette option peut prendre pour référence la mise en page, le style et la structure. [54]
2. Ajoutez les instructions de maintenance, la note sur l’équipement et l’ancienne procédure avec Sources > Add from Drive. Pour le style rédactionnel, utilisez Tools > Writing style > Add doc from Drive. [54]
3. Demandez des rubriques distinctes pour l’objectif, le périmètre, les rôles, les prérequis, les étapes, les exceptions, les enregistrements et les notes de révision. Faites signaler les étapes de sécurité absentes des sources par la mention « en attente de confirmation ».
4. Comparez le brouillon aux fichiers de la zone Sources avec l’équipe opérationnelle.
5. Si vous utilisez Word Copilot, vous pouvez ajouter une section ou une liste de contrôle dans le modèle existant avec Reference a file et Generate. [58]

Exemple de prompt

Prépare un brouillon pour {nom de l’équipement} en utilisant le modèle SOP existant. Sections : objectif, périmètre, rôles, prérequis, étapes, exceptions, enregistrements et note de révision. Limite-toi aux {fichiers sources}. N’ajoute aucune règle de sécurité ou de qualité absente des sources ; signale les points manquants par la mention « en attente de confirmation ».

Preuves et exemple réel

Aucun cas publié concernant les SOP n’a été trouvé. Google décrit la création de documents mis en forme à partir de fichiers sources, tandis que Word Copilot décrit l’ajout d’une liste de contrôle et d’une nouvelle section à un document existant. [54] [58]

Points de vigilance

Le brouillon de procédure n’est pas une procédure approuvée à appliquer sur le terrain. Validez les étapes relatives à la machine et à la qualité avec les experts responsables. Ne collez pas de détails de maintenance confidentiels dans la zone de commentaires de Gemini. [54]

Sources de ce scénario

54. Create personalized documents with Gemini in Google Docs (support.google.com)
58. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)