Section 3: Création de documents, de rapports, de présentations et de contenus visuels

Scénario 22: Proposition commerciale à partir de fichiers sources

Niveau: Intermédiaire · Outils: Copilot dans Microsoft Word ; abonnement Microsoft 365 et licence Microsoft Copilot appropriée ; sources OneDrive ou SharePoint

Pour qui et dans quelle situation

Mert est responsable des opérations commerciales d’une PME. Chaque mois, il prépare des propositions pour différents clients à partir du périmètre des services, de la grille tarifaire et du fichier de présentation de l’entreprise. Les titres du document restent identiques, mais les besoins du client changent.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Mert copie une ancienne proposition, modifie le nom du client et les prestations. Il recherche les tarifs à jour, reprend les informations de présentation et supprime les formulations relatives à l’ancien client.

Comment procéder avec l’IA

  1. Ouvrez le modèle de proposition approuvé et lancez Copilot à l’aide du Copilot Dynamic Action Button. [55]
  2. Dans le prompt, utilisez Reference a file pour indiquer le périmètre des services, la grille tarifaire et le fichier de présentation de l’entreprise. Copilot dans Word peut créer du nouveau contenu à partir du document existant ou du modèle, en s’appuyant sur des fichiers sources. [58]
  3. Sélectionnez Generate et demandez des rubriques distinctes pour les besoins du client, les prestations hors périmètre, les hypothèses de livraison et les prochaines étapes.
  4. Comparez les prix, les dates et les conditions commerciales avec les sources. Supprimez les noms des anciens clients.
  5. Ne partagez pas le document sans avoir examiné et approuvé l’aperçu des modifications de Copilot dans le fichier partagé. [55]

Exemple de prompt

Prépare un projet de proposition pour {nom du client} concernant {besoin en services}. Utilise les sources {fichier du périmètre des services}, {grille tarifaire} et {fichier de présentation de l’entreprise}. Sections : synthèse des besoins, périmètre proposé, livrables, hypothèses, prestations hors périmètre et prochaines étapes. N’ajoute aucun prix, aucune date ni aucun engagement absent des sources.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’entreprise publié suffisamment proche n’a été trouvé. L’exemple officiel de Microsoft montre comment remplir une facture à partir d’un document existant et des informations contenues dans un bon de commande au format PDF. [58]

Points de vigilance

La disponibilité de Copilot dépend de la licence et des paramètres de l’organisation. Ne considérez pas un chiffre ou un engagement généré comme un document d’approbation ; soumettez-le à une vérification commerciale et à un contrôle des habilitations. [55] [58]

Sources de ce scénario

  1. Welcome to Copilot in Word (support.microsoft.com)
  2. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)