Scénario 21: Des notes de terrain au rapport de situation hebdomadaire

Pour qui et dans quelle situation

Elif est coordinatrice des services techniques d’un groupe. Chaque vendredi, elle transforme les notes de terrain de différentes équipes en un rapport unique destiné à la direction.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Elif ouvre les notes une par une, transfère les phrases dans un fichier Docs, organise les titres et reproduit la mise en forme du rapport de la semaine précédente. Elle vérifie ensuite à nouveau les dates, les responsables et les informations sur l’état d’avancement.

Comment procéder avec l’IA

1. Sur ordinateur, ouvrez un document Google Docs vierge. Dans le champ de prompt de la barre inférieure, indiquez l’objectif du rapport et ses sections, puis sélectionnez Submit.
2. Ajoutez les notes de terrain via Sources > Add from Drive. Gemini in Docs peut utiliser les fichiers comme sources pour la rédaction et la révision. [54]
3. Utilisez l’option Match doc format pour prendre le rapport de la semaine précédente comme modèle de mise en forme. Si nécessaire, ajoutez le style rédactionnel de l’entreprise via Tools > Writing style > Add doc from Drive. [54]
4. Avant de récupérer le brouillon, ouvrez les fichiers depuis la section Sources. Comparez les informations ; sélectionnez ensuite Preview, Insert ou Retry. [57]

Exemple de prompt

Prépare un rapport de situation hebdomadaire des services techniques à partir des notes de terrain pour la période {plage de dates}. Sections : synthèse pour la direction, travaux terminés, travaux en retard, risques, responsables et plan de la semaine prochaine. Utilise uniquement les informations des fichiers sources. N’invente pas les informations manquantes ; indique « non précisé dans la source ». Conserve la structure du rapport de la semaine précédente.

Preuves et exemple réel

Aucune étude de cas d’entreprise publiée n’a été trouvée pour ce scénario. Il s’appuie sur les explications de Google concernant la création d’un premier brouillon à partir du contexte fourni par Drive et l’utilisation de la mise en forme et du style rédactionnel d’un document comme références. [54]

Points de vigilance

Un forfait adapté est nécessaire et la fonctionnalité est proposée sur ordinateur. Vérifiez les dates et les responsabilités dans le résultat avant de le publier. Google demande de ne pas utiliser de données personnelles, confidentielles ou sensibles lors de l’envoi de commentaires ; ne copiez pas les notes internes dans le champ de commentaires. [54] [57]

Sources de ce scénario

54. Create personalized documents with Gemini in Google Docs (support.google.com)
57. Collaborate with Gemini in Google Docs (support.google.com)