Scénario 19: Respecter le temps imparti aux ateliers et aux séances de brainstorming

Pour qui et dans quelle situation

Sibel, spécialiste de l’amélioration des processus dans un groupe de services de santé à İstanbul, anime des ateliers d’idéation avec les différents services. Elle souhaite suivre les idées dans le cadre de l’ordre du jour sans en perdre, rendre les durées visibles et recueillir les questions ouvertes.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Sibel colle l’ordre du jour dans la conversation de la réunion et chronomètre les échanges sur son téléphone. Les idées restant dispersées dans différents messages, elle distingue manuellement, à la fin de la réunion, les propositions discutées des questions ouvertes.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans Teams, suivez le chemin Calendar > New meeting > Options > Copilot and other AI, activez le paramètre Allow Copilot and Facilitator, puis le commutateur Facilitator. [51]
2. Rédigez l’ordre du jour dans la description de la réunion ou dans le composant Loop meeting notes, en précisant les sujets et le temps alloué. Facilitator peut le transférer dans la conversation de la réunion. [51]
3. Pendant la réunion, sélectionnez More actions > Turn on Facilitator. Si nécessaire, utilisez @Facilitator dans la conversation pour demander l’ajout d’un point à l’ordre du jour ou un minuteur. [51]
4. Pendant l’atelier, interrogez Facilitator dans la conversation sur les questions ouvertes, les décisions et les avantages et inconvénients des idées ; à la fin de la réunion, relisez et corrigez les sections Notes et AI summary. [51]

Exemple de prompt

@Facilitator, suis l’ordre du jour pour {objectif de l’atelier}. Pour chaque idée, distingue la proposition, sa justification, la question ouverte et la prochaine étape de discussion. Lorsque le temps est écoulé, clos le sujet et signale la question restée ouverte ; ne consigne pas de décisions qui ne figurent pas dans les échanges.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’atelier publié de manière indépendante n’a été trouvé ; la documentation de Microsoft Facilitator confirme les fonctions de prise de notes en temps réel, de suivi de l’ordre du jour, de réponse aux questions ouvertes et de minuteur. [51]

Points de vigilance

L’ajout ou l’activation de Facilitator nécessite une licence Copilot ; la documentation indique que certaines fonctionnalités sont en préversion publique. [51] La transcription est nécessaire pour les requêtes après la réunion. [51] Pour un atelier sensible, vous pouvez envisager l’option Copilot limitée à la réunion plutôt que l’enregistrement, mais n’oubliez pas que les prompts et les réponses peuvent être soumis à la politique Purview. [45]

Sources de ce scénario

45. Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call (support.microsoft.com)
51. Facilitator in Microsoft Teams meetings (support.microsoft.com)