Scénario 15: Distinguer les décisions et les actions en identifiant leurs responsables

Pour qui et dans quelle situation

Ayşe, coordinatrice de projet dans une usine de production à Konya, souhaite regrouper dans une seule liste les tâches issues de la réunion hebdomadaire des équipes qualité, maintenance et achats. Sa question est la suivante : « Qui fera quoi, et pour quand ? »

Comment procède-t-on aujourd’hui

Ayşe prépare un tableau en regroupant ses notes, les échanges du chat et les engagements oraux. Elle fait confirmer par l’équipe les éléments dont le responsable ou la date ne sont pas clairs.

Comment procéder avec l’IA

1. Depuis le chat de la réunion, ouvrez l’onglet Recap et sélectionnez l’option AI summary. L’événement doit avoir été transcrit. [46]
2. Dans le panneau Copilot, saisissez un prompt pour demander les décisions, les questions en suspens et les actions sous des rubriques distinctes. Teams peut également extraire les points clés et les actions proposées avec Copilot pendant la réunion. [44] [46]
3. Faites organiser le résultat en colonnes : décision, action, responsable explicitement désigné, date, horodatage de la source et statut de vérification.
4. Si le responsable ou la date ne figure pas dans la transcription, écrivez « non précisé ». Obtenez une validation humaine avant de partager la liste finale avec l’organisateur de la réunion et les personnes concernées.

Exemple de prompt

Extrais uniquement les informations explicitement énoncées dans la transcription et le chat de cette réunion. Présente les décisions et les actions dans deux sections distinctes. Le tableau des actions doit comprendre la tâche, le responsable explicitement désigné, l’échéance explicitement indiquée et la phrase justificative. Si le responsable ou la date n’est pas indiqué, écris « non précisé ».

Preuves et exemple réel

Aucun cas publié de manière indépendante et proche de ce scénario n’a été trouvé ; la documentation officielle de Teams Recap confirme les sections AI summary et follow-up tasks, tandis que celle de Copilot confirme les suggestions d’actions. [44] [46]

Points de vigilance

Microsoft précise que le contenu généré par l’IA peut être erroné, incomplet ou inapproprié. [46] Une étiquette de confidentialité ou une restriction d’accès à l’enregistrement ou à la transcription peut empêcher le partage du résumé. [46] Cette section porte sur les résultats de réunion validés par une personne, et non sur la création automatique de tâches.

Sources de ce scénario

44. Catch up on meetings with Microsoft Copilot in Teams (support.microsoft.com)
46. Recap in Microsoft Teams (support.microsoft.com)