Scénario 14: Rattraper rapidement le fil d’une réunion en cas d’arrivée tardive

Pour qui et dans quelle situation

Murat, spécialiste des achats dans un holding à İzmir, rejoint parfois les réunions avec les fournisseurs après leur début, car ses réunions s’enchaînent. Plutôt que d’interrompre la discussion pour demander « Qu’ai-je manqué ? », il souhaite prendre connaissance du contexte en silence.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Murat parcourt les messages précédents dans la conversation de la réunion et demande à un participant de noter les dernières décisions. Pendant ce temps, il risque aussi de manquer la suite de la discussion ; il doit ensuite demander séparément qui s’est chargé de quelle tâche.

Comment procéder avec l’IA

1. Lorsque vous rejoignez la réunion, vérifiez que Copilot est activé dans Teams. Si vous arrivez plus de cinq minutes après le début de la réunion, sélectionnez Open Copilot dans la notification de rattrapage qui apparaît à droite. [44]
2. Une fois le résumé généré, demandez : « Quelles décisions ont été prises jusqu’à présent et quelles questions restent en suspens ? » Teams Copilot peut s’appuyer sur les points abordés, les intervenants et les actions proposées. [44]
3. Comparez la réponse avec les messages de la conversation de la réunion et la transcription affichée. Pour un sujet manquant, interrogez Copilot sur une plage horaire précise ou un point de l’ordre du jour.
4. Si vous souhaitez réutiliser le même résumé après la réunion, vérifiez la présence d’une transcription dans l’onglet Recap ; sans transcription, les possibilités de questions-réponses après la réunion restent limitées. [44]

Exemple de prompt

Résume la réunion jusqu’à présent. Distingue les décisions prises, les questions en suspens et les responsables d’actions explicitement nommés. N’ajoute aucune information absente de la transcription ou de la conversation ; indique « à vérifier » pour les éléments dont tu n’es pas sûr.

Preuves et exemple réel

Aucun cas publié de manière indépendante n’a été trouvé ; la documentation officielle de Microsoft sur Teams indique qu’un résumé de rattrapage est proposé avec Copilot aux personnes qui arrivent avec plus de cinq minutes de retard. [44]

Points de vigilance

Une transcription est nécessaire pour poser des questions à Copilot après la réunion. [44] Même si l’enregistrement ou la transcription sont désactivés, les prompts et les réponses de Copilot peuvent être soumis à la politique de conservation Microsoft Purview de l’organisation. [45] Le résumé ne doit pas être considéré comme le compte rendu officiel de la partie à laquelle vous n’avez pas assisté.

Sources de ce scénario

44. Catch up on meetings with Microsoft Copilot in Teams (support.microsoft.com)
45. Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call (support.microsoft.com)