Scénario 13: Prendre automatiquement des notes de réunion dans Google Meet

Pour qui et dans quelle situation

Zeynep, responsable des opérations dans une PME de logistique à Ankara, organise une réunion hebdomadaire sur les expéditions avec les transporteurs. Elle souhaite recueillir les décisions, les tâches en cours et un bref résumé sans interrompre les échanges.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Pendant les échanges, Zeynep note manuellement les dates et les noms des responsables. Elle met ensuite ses notes en forme et les envoie ; une décision prise rapidement peut lui échapper.

Comment procéder avec l’IA

1. Avant la réunion, activez l’option Video call options > Meeting records > Take notes with Gemini dans l’événement Google Calendar ou, après avoir rejoint Meet, cliquez sur Take notes for me en haut à droite. [7]
2. Vérifiez la langue de la réunion et cliquez sur le bouton Start taking notes. Meet informe les participants que des notes sont prises. [7]
3. À la fin de la réunion, ouvrez le document créé dans le dossier Google Meet de Drive. Utilisez la section Quick notes pour un partage succinct et la section Full notes pour vérifier les décisions et les actions. [7]
4. Vérifiez le responsable et la date de chaque action en les comparant aux échanges ou au document concernés ; laissez la mention « non précisé » dans les champs non renseignés.

Exemple de prompt

Résume la discussion sur {Sujet de la réunion} sous les rubriques suivantes : décisions prises, questions ouvertes, action, responsable explicitement désigné et date explicitement indiquée. N’invente aucun responsable ni aucune date absents des échanges. Signale séparément les éléments incertains.

Preuves et exemple réel

Aucune étude de cas publiée de manière indépendante et proche de ce scénario n’a été trouvée ; la documentation officielle de Google décrit la production par Meet de notes dans Google Docs, avec des sections consacrées au résumé, aux décisions et aux actions. [7]

Points de vigilance

La liste officielle des langues disponibles pour Take notes for me comprend l’anglais, le français, l’allemand, l’italien, le japonais, le coréen, le portugais et l’espagnol ; le turc ne figure pas dans la liste et l’utilisation de plusieurs langues au cours d’une même réunion n’est pas prise en charge. [7] L’administrateur peut activer le paramètre de consentement explicite ; informez les participants à l’avance et vérifiez le partage du document de notes. [7] [43]

Sources de ce scénario

7. Take notes for me in Google Meet (support.google.com)
43. KVKK Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi (kvkk.gov.tr)