Scénario 11: Ordre du jour et briefing succinct pour une réunion client

Pour qui et dans quelle situation

Derya, responsable de clientèle dans une entreprise de sous-traitance automobile à Bursa, passe en revue chaque mois les offres en cours du client et les échanges précédents. Elle souhaite voir sur une seule page les points à aborder dans l’invitation et la dernière demande.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Derya ouvre séparément les fils de discussion, le fichier de l’offre et les notes précédentes. Elle copie les intitulés dans la description de la réunion et note les questions.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans le nouvel Outlook, créez une réunion et ajoutez le titre et les participants. Dans la description de la réunion, cliquez sur le bouton Copilot ou utilisez Alt+i ; lancez l’option Auto draft an agenda. [41]
2. Dans le brouillon de l’ordre du jour, indiquez l’objectif, le sujet concernant le client et les points nécessitant une décision. Si nécessaire, sélectionnez un fichier Microsoft 365 à l’aide de /. [41]
3. Ouvrez l’invitation à la réunion et sélectionnez le bouton Prepare for this meeting. Avec Show more, consultez les éléments de contexte que Copilot a extraits des e-mails, tâches et documents auxquels vous avez accès. [42]
4. Avant de conserver l’ordre du jour avec Keep it, vérifiez le nom du client, la version de l’offre et les points nécessitant une décision en les comparant aux fichiers. [41] [42]

Exemple de prompt

Prépare un brouillon d’ordre du jour de 30 minutes avec {nom du client} pour {objectif de la réunion}. Relève les derniers points en suspens dans les e-mails, tâches et fichiers auxquels tu as accès. Pour chaque point, indique l’objectif, la question à trancher et le document nécessaire. Si tu ne trouves pas d’information, laisse le champ vide et ne fais pas de suppositions.

Preuves et exemple réel

Aucune étude de cas client publiée de manière indépendante n’a été trouvée pour ce scénario ; les sources sont les guides d’utilisation officiels des fonctions de rédaction d’ordres du jour et de préparation de réunions d’Outlook. [41] [42]

Points de vigilance

Copilot résume uniquement les contenus auxquels vous avez accès ; un autre participant peut voir un résumé différent. En l’absence de contenu associé, le résultat peut rester général ; vérifiez les informations concernant le client et les conditions de l’offre. [42] Consultez la politique de votre organisation avant d’ajouter des fichiers confidentiels (Gizli).

Sources de ce scénario

41. Create a meeting agenda with Copilot in Outlook (support.microsoft.com)
42. Prepare for your meeting with Copilot (support.microsoft.com)