Bölüm 3: Belge, rapor, sunum ve görsel içerik üretimi

Senaryo 25: Şablondan standart işletim prosedürü

Seviye: Orta · Araçlar: Google Docs’ta Gemini; Google Drive kaynakları; uygun Google Workspace veya Google AI planı; isteğe bağlı Word Copilot

Kim ve hangi durumda

Özge, bir üretim tesisinde kalite koordinatörüdür. Yeni ekipman devreye alındığında onaylı SOP şablonundan operatörler için taslak hazırlar. Teknik ekip notları, bakım talimatı ve eski prosedür farklı ayrıntı seviyelerindedir.

Bugün nasıl yapılıyor

Özge eski SOP’yi kopyalar, ekipman adını değiştirir, teknik notları sıraya koyar ve eksik sorumlulukları ekibe teyit ettirir.

Yapay zekâ ile nasıl yapılır

  1. Boş Docs dosyasında Match doc format ile onaylı SOP şablonunu Drive’dan seçin. Bu seçenek düzen, stil ve yapıyı referans alabilir. [54]
  2. Sources > Add from Drive ile bakım talimatı, ekipman notu ve eski prosedürü ekleyin. Yazım biçimi için Tools > Writing style > Add doc from Drive kullanın. [54]
  3. Amaç, kapsam, roller, ön koşullar, adımlar, istisnalar, kayıtlar ve revizyon notlarını ayrı başlıklar olarak isteyin. Kaynakta bulunmayan güvenlik adımlarını “teyit bekliyor” diye işaretletin.
  4. Taslağı ve Sources alanındaki dosyaları operasyon ekibiyle karşılaştırın.
  5. Word Copilot kullanıyorsanız mevcut şablonda Reference a file ve Generate ile bölüm veya kontrol listesi ekleyebilirsiniz. [58]

Örnek komut

{ekipman adı} için mevcut SOP şablonunu kullanarak taslak hazırla. Bölümler: amaç, kapsam, roller, ön koşullar, adımlar, istisnalar, kayıtlar ve revizyon notu. {kaynak dosyalar} dışına çıkma. Kaynakta bulunmayan güvenlik veya kalite kuralı ekleme; eksik noktaları “teyit bekliyor” etiketiyle belirt.

Kanıt ve gerçek örnek

SOP için yayımlanmış vaka bulunamadı. Google biçimli belgelerin kaynak dosyalarla oluşturulmasını, Word Copilot ise mevcut belgeye checklist ve yeni bölüm eklenmesini anlatır. [54] [58]

Dikkat edilecekler

Taslak prosedür, sahada uygulanacak onaylı prosedür değildir. Makine ve kalite adımlarını sorumlu uzmanlarla doğrulayın. Gizli bakım ayrıntılarını Gemini geri bildirim alanına yapıştırmayın. [54]

Bu senaryonun kaynakları

  1. Create personalized documents with Gemini in Google Docs (support.google.com)
  2. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)