Bölüm 2: Toplantı yönetimi

Senaryo 19: Atölye ve beyin fırtınasını zamanında tutmak

Seviye: İleri · Araçlar: Microsoft Teams Facilitator; Microsoft Copilot lisansı gerekir, bazı özellikler public preview olabilir.

Kim ve hangi durumda

İstanbul’da bir sağlık hizmetleri grubunda süreç iyileştirme uzmanı olan Sibel, birimlerle fikir atölyesi yürütür. Fikirlerin kaybolmadan gündemle izlenmesini, sürelerin görünür olmasını ve açık soruların toplanmasını ister.

Bugün nasıl yapılıyor

Sibel gündemi toplantı sohbetine yapıştırır ve telefonundan süre tutar. Fikirler farklı mesajlarda kaldığı için hangi önerinin tartışıldığını, hangisinin açık soru olduğunu toplantı sonunda elle ayırır.

Yapay zekâ ile nasıl yapılır

  1. Teams Calendar > New meeting > Options > Copilot and other AI yolunda Allow Copilot and Facilitator ayarını açıp Facilitator anahtarını etkinleştirin. [51]
  2. Gündemi toplantı açıklamasına veya Loop meeting notes bileşenine, konu ve süre tahsisiyle yazın. Facilitator bunu toplantı sohbetine taşıyabilir. [51]
  3. Toplantıda More actions > Turn on Facilitator seçin. Gerekirse sohbette @Facilitator ile gündeme yeni madde veya timer isteyin. [51]
  4. Atölye sırasında açık soruları, kararları ve fikirlerin artı-eksi yönlerini sohbetten sorgulayın; toplantı sonunda Notes ve AI summary bölümlerini insan gözüyle düzeltin. [51]

Örnek komut

@Facilitator, {atölye amacı} için gündemi takip et. Her fikir için öneriyi, dayanağı, açık soruyu ve sonraki tartışma adımını ayır. Süre dolduğunda konuyu kapatıp açık kalan soruyu işaretle; konuşmada olmayan kararları yazma.

Kanıt ve gerçek örnek

Bağımsız yayımlanmış bir atölye vakası bulunamadı; Microsoft Facilitator belgesi gerçek zamanlı not, gündem takibi, açık soru yanıtı ve timer işlevlerini doğrular. [51]

Dikkat edilecekler

Facilitator eklemek veya açmak Copilot lisansı ister; belgede bazı özelliklerin public preview olduğu belirtilir. [51] Toplantı sonrası sorgulama için transcription gerekir. [51] Hassas bir atölyede kayıt yerine yalnız toplantı içi Copilot seçeneğini değerlendirebilirsiniz, ancak istem ve yanıtların Purview politikasına tabi olabileceğini unutmayın. [45]

Bu senaryonun kaynakları

  1. Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call (support.microsoft.com)
  2. Facilitator in Microsoft Teams meetings (support.microsoft.com)