Bölüm 2: Toplantı yönetimi

Senaryo 15: Kararları ve aksiyonları sahipleriyle ayırmak

Seviye: Orta · Araçlar: Microsoft Teams Recap, Copilot in meetings, AI summary; Teams Premium veya Microsoft Copilot lisansı gerekebilir.

Kim ve hangi durumda

Konya’da bir üretim fabrikasında proje koordinatörü olan Ayşe, kalite, bakım ve satın alma ekiplerinin haftalık toplantısında çıkan işleri tek listeye dönüştürmek ister. Sorusu şudur: “Kim, neyi, ne zamana kadar yapacak?”

Bugün nasıl yapılıyor

Ayşe notlarını, sohbeti ve sözlü taahhütleri birleştirerek tablo hazırlar. Sahibi veya tarihi belirsiz maddeleri ekipten teyit eder.

Yapay zekâ ile nasıl yapılır

  1. Toplantı sohbetinden Recap sekmesini açın ve AI summary seçeneğini seçin. Etkinliğin transkribe edilmiş olması gerekir. [46]
  2. Copilot paneline kararları, açık soruları ve aksiyonları ayrı başlıklarda istemek üzere komut verin. Teams, görüşme sırasında da Copilot ile ana noktaları ve önerilen aksiyonları çıkarabilir. [44] [46]
  3. Çıktıyı karar, aksiyon, açıkça belirtilen sahip, tarih, kaynak zaman damgası ve doğrulama durumu sütunlarıyla düzenletin.
  4. Sahibi veya tarihi transcriptte yoksa “belirtilmedi” yazın. Son listeyi toplantı sahibi ve ilgili kişilerle paylaşmadan önce insan onayı alın.

Örnek komut

Bu toplantının transcript ve sohbetinden yalnızca açıkça söylenen bilgileri çıkar. Kararları ve aksiyonları iki ayrı bölümde yaz. Aksiyon tablosunda görev, açıkça belirtilen sahip, açıkça belirtilen son tarih ve dayanak cümlesi olsun. Sahip veya tarih yoksa “belirtilmedi” yaz.

Kanıt ve gerçek örnek

Bu senaryoya yakın bağımsız yayımlanmış bir vaka bulunamadı; Teams Recap resmî belgesi AI summary ve follow-up tasks bölümlerini, Copilot belgesi ise aksiyon önerilerini doğrular. [44] [46]

Dikkat edilecekler

Microsoft, AI içeriğinin hatalı, eksik veya uygunsuz olabileceğini belirtir. [46] Hassasiyet etiketi veya kayıt/transcript erişim kısıtı özetin paylaşılmasını engelleyebilir. [46] Bu bölümde otomatik görev oluşturma değil, insanın doğruladığı toplantı çıktısı ele alınır.

Bu senaryonun kaynakları

  1. Catch up on meetings with Microsoft Copilot in Teams (support.microsoft.com)
  2. Recap in Microsoft Teams (support.microsoft.com)