Senaryo 11: Müşteri toplantısı için gündem ve kısa brifing

Kim ve hangi durumda

Bursa’daki bir otomotiv yan sanayi şirketinde müşteri yöneticisi olan Derya, müşterinin açık tekliflerini ve önceki yazışmalarını aylık gözden geçirir. Davette konuşulacak maddeleri ve son talebi tek sayfada görmek ister.

Bugün nasıl yapılıyor

Derya e-posta zincirlerini, teklif dosyasını ve önceki notları ayrı açar. Başlıkları toplantı açıklamasına kopyalar, soruları not eder.

Yapay zekâ ile nasıl yapılır

1. Yeni Outlook’ta yeni toplantı oluşturup başlık ve katılımcıları ekleyin. Toplantı açıklamasında Copilot düğmesine basın veya Alt+i kullanın; Auto draft an agenda seçeneğini çalıştırın. [41]
2. Gündem taslağında hedefi, müşteri konusunu ve karar beklenen maddeleri yazın. Gerekirse / ile Microsoft 365 dosyası seçin. [41]
3. Toplantı davetini açın ve Prepare for this meeting düğmesini seçin. Show more ile Copilot’un erişebildiğiniz e-posta, görev ve belgelerden çıkardığı bağlamı okuyun. [42]
4. Gündemi Keep it ile saklamadan önce müşterinin adı, teklif sürümü ve karar beklenen maddeleri dosyalarla karşılaştırın. [41] [42]

Örnek komut

{Müşteri adı} ile {toplantı amacı} için 30 dakikalık bir gündem taslağı hazırla. Erişebildiğin e-posta, görev ve dosyalardan son açık konuları çıkar. Her madde için amaç, karar sorusu ve gerekli belgeyi yaz. Bilgi bulamazsan boş bırak ve tahmin etme.

Kanıt ve gerçek örnek

Bu senaryoya ilişkin bağımsız yayımlanmış bir müşteri vakası bulunamadı; dayanak, Outlook’un gündem taslağı ve toplantı hazırlığı işlevlerinin resmî kullanım belgeleridir. [41] [42]

Dikkat edilecekler

Copilot yalnızca erişebildiğiniz içerikleri özetler; başka katılımcı farklı özet görebilir. İlişkili içerik yoksa çıktı genel kalabilir, müşteri ve teklif koşullarını doğrulayın. [42] Gizli dosyaları eklemeden kurum politikasını kontrol edin.

Bu senaryonun kaynakları

41. Create a meeting agenda with Copilot in Outlook (support.microsoft.com)
42. Prepare for your meeting with Copilot (support.microsoft.com)